Dentro del sistema podrá realizar movimientos manuales de Caja sean base, entrada o salida de dinero manual
Clic en Caja
Clic en Movimientos de Caja
Clic en el botón azul Nuevo Movimiento de Caja
A continuación, se brindarán los detalles para diligenciar los campos
Creado: Por defecto en este campo el sistema mostrará la fecha actual pero hay la opción para poderla cambiar
Tipo: Acá debemos de escoger el tipo de movimiento que se desea realizar
Forma de Pago: Aquí seleccionaremos la forma de pago correspondiente
Valor: Acá se ingresará el valor correspondiente, se debe de ingresar el valor sin puntos o signos de peso
Mover Bancos: Si se dispone del módulo de bancos se tendrá la opción de escoger si este movimiento debe mover dicho módulo , para activarla debe de colocarse en ON
Descripción: De manera opcional se podrá ingresar una descripción del movimiento realizado en el movimiento de caja
Para finalizar dicho movimiento al final de la página se debe de dar clic en el botón azul Crear
Cerrar la caja y consultar los movimientos de ventas, compras, abonos y demás, realizados por cajero o por tienda en determinado periodo de tiempo
Clic en Caja
Clic en Cierres de Caja de Caja
Clic en el botón azul Cierre de Caja
Luego de clic en dicha opción el sistema de manera automática mostrará los movimientos que haya realizado dicho usuario tales como ventas, compras, abono
Para finalizar dicho cierre al final de la página se debe de dar clic en el botón azul Crear
En BonERP podrá elaborar el Documento Soporte para poder deducir en renta compras y gastos realizados a un proveedor que no esta obligado a facturar electrónicamente.
Para generar este Documento siga los siguientes pasos:
1. Solicite la Autorización de Numeración Modalidad Documento Soporte en la DIAN
2. Ingrese esta numeración al sistema por la siguiente ruta:
-Configuración
-Cons. Documentos
+Consecutivo de Documentos
-Diligencie los campos y de clic en crear
3. Cuando vaya a generar una compra o gasto ingréselo como lo hace habitualmente teniendo en cuenta, habilitar este botón y escoger la numeración que va a utilizar.
4. Al dar clic en el botón crear se generará el documento con los requisitos exigidos.
Clic en el botón naranja que se encuentra en la parte superior izquierda del programa
Luego se abrirá una nueva ventana la cual contiene:
Proveedor: Allí podremos ingresar el correspondiente y también contamos con la opción de crear uno nuevo dando clic en el botón azul del signo más.
No. Factura: Este es un campo opcional en el cual podremos ingresar la factura de compra que nos haya enviado el proveedor correspondiente
Fecha Factura: Por defecto en el sistema se mostrará la fecha actual y se contará con la opción de ingresar una fecha anterior
Centro de Costos: Es un campo opcional donde podremos ingresar el nombre de centro de costo si manejamos varios en el sistema
Compras No.: Dicha opción sirve para enumerar las compras correspondientes, cabe mencionar que si dejamos este campo vacío el sistema hará la enumeración automática
Días de Pago: Dicha opción sirve para colocar el plazo máximo que nos da el proveedor para el pago de la misma, si la compra va a hacer pagar de contado dejaremos dicho campo vacío.
Luego de haber diligenciado los encabezados correspondientes procederemos a ingresar los productos de la compra dando clic en el botón azul que dice adicionar
A continuación, se deben de ingresar los datos del producto y podremos buscarlo por el número de la referencia o el nombre del producto, cuando se ingresen los datos correspondientes se debe de dar clic en el icono azul del lado derecho para confirmar
En caso tal de que la referencia del producto sea nueva en el sistema tendremos la opción de crearla dando clic en el botón azul que dice Nuevo Producto
Luego de haber ingresado los productos correspondientes contaremos con la opción de ingresar las retenciones si este fuese el caso, para ello daremos clic en el botón azul que dice Retenciones, escribiremos el nombre de la misma y finalmente daremos clic en el botón azul de la derecha para confirmar
Si vamos a pagar la compra de contado al finalizar la página podremos escoger la forma de pago
Como último paso para finalizar la compra daremos clic en el botón azul que dice CREAR
Cualquier factura anulada o que se cancele dentro del sistema generará su respectiva devolución y nota crédito.
Si la venta ya tenía un pago, el sistema generará un disponible nota crédito que podrá ser usado a favor del cliente en ventas o abonos a cuentas por cobrar con el número de la nota crédito generada.
Si la venta fue a crédito, el sistema cruzará la nota crédito con el valor de la cuenta por cobrar para saldarla.
Si desea devolver el dinero al cliente, debes realizar una devolución de la nota crédito de la siguiente manera:
Clic en Facturación
Clic en Notas Crédito
Si la nota crédito tiene saldo a favor del cliente, el campo disponible será > 0
Clic en el botón devolver disponible (Icono de la flecha retornar)
Se abre el formulario de retorno de dinero donde se debe ingresar:
La forma de pago
La nota o comentarios
Clic en el botón Crear
Inmediatamente el sistema genera el movimiento de banco de salida del dinero y su respectivo Comprobante de egreso.
Para quienes manejan el módulo contable, el sistema generará el movimiento contable del egreso
El procedimiento a seguir en el siguiente tutorial:
En esta opción podremos ingresar pagos anticipados antes de realizar una factura de venta, luego de realizado dichos pagos se le podrán asignar a la factura de venta al momento de realizarla. A continuación, se brindarán los pasos a seguir
Paso 1: Consultar y crear anticipos
Clic en Facturación
Clic en Anticipos
Para crear un nuevo anticipo se debe de dar clic en el botón azul que dice Anticipo
A continuación, se explicará cómo diligenciar dichos campos
Fecha: En este campo se escogerá la fecha en la que se recibe el anticipo
Cliente: Se escribirá el nombre o la cédula del cliente y el sistema mostrará la coincidencia correspondiente, en caso de no estar creado se podrá crear dando clic en el icono gris del signo mas
Valor: Ingresaremos el valor correspondiente. Debe de escribirse dicho número sin signo de peso y sin puntos
Forma de Pago: Acá se escogerá la forma de pago de dicho abono
Cuentas: Este campo es opcional y aplica para que los que tengan el módulo de Contabilidad, acá se escribirá la cuenta contable correspondiente
Recibo de Caja: Este campo es opcional ya que de manera automática el sistema generará el consecutivo correspondiente sin embargo existe la opción de ingresar el consecutivo manualmente
Fecha Expiración: Este campo es opcional y sirve para dicho anticipo tenga fecha de expiración, es decir si el cliente no lo hace efectivo en una venta antes de dicha fecha no podrá redimirlo después
Descripción: Este campo es opcional y aquí podremos ingresar una descripción de dicho anticipo
Paso 2: Utilizar un anticipo en una nueva venta
Para utilizar un anticipo en una venta debemos de saber cuál es el ID, para consultarlo hay que seguir este procedimiento
Clic en Facturación
Clic en Anticipos
En la columna que dice ID se podrá saber cuál es
Luego de saber cuál es el ID ya se podrá ser usado en la ventana de nueva venta, en el botón azul que dice Anticipo se escribe el número del ID y se le da clic en el botón azul para confirmar
El procedimiento a seguir en el siguiente tutorial:
Con esta opción podremos realizar devoluciones a facturas de venta, dichos productos retornaran al inventario cuando se realice dicha devolución y el cliente quedará con una nota crédito o saldo a favor. Para aprender cómo manejar dicha opción se explicarán los pasos a seguir
Clic en Facturación
Clic en Devoluciones
Para crear una devolución se debe de dar clic en el botón azul que dice Nueva Devolución
A continuación, se indicarán los pasos para diligenciar los campos correspondientes
Fecha: En este campo se escogerá la fecha en la que se realiza la devolución, por defecto el sistema traerá la fecha actual
Buscar por venta: En este campo se debe de colocar el número de la factura de venta a la cual se le vaya a realizar la devolución y luego dar clic en el botón gris que dice Buscar
Facturas: En este campo se debe de escoger la factura de venta dando clic en la pestaña
Información de la venta: En este campo aparecerán todas las referencias pertenecientes a la factura de venta
Para escoger la referencia que se va a devolver se debe dar clic en el icono del lápiz que se encuentra al lado derecho
Luego de esto el sistema nos informará la cantidad disponible para la devolución y la cantidad que vamos a devolver, luego de ello debemos de dar clic en el botón azul Crear
Total: En este campo saldrá el valor a favor que tiene el cliente
Aplicar Nota Crédito a esta factura: Por defecto esta opción viene apagada, si se activa esta opción automáticamente disminuirá el pago faltante de dicha factura de venta. Esta opción solo sirve para facturas de venta a crédito
Descripción: Este campo es opcional y aquí podremos ingresar una descripción de dicho anticipo
Guardar: Para finalizar y guardar los cambios se debe de dar clic en el botón azul Guardar
Paso 2: Para utilizar una nota crédito en una venta debemos de saber cuál es el ID, para consultarlo hay que seguir este procedimiento
Clic en Facturación
Clic en Devoluciones
En la columna que dice ID se podrá saber cuál es
Luego de saber cuál es el ID ya se podrá ser usado en la ventana de nueva venta, en el botón azul que dice Nota Crédito se escribe el número del ID y se le da clic en el botón azul para confirmar
El procedimiento a seguir en el siguiente tutorial:
Empezaremos dando clic en el botón azul que se encuentra en lado superior izquierdo
Se cargará la siguiente ventana:
A continuación, se mencionará como diligenciar los diferentes campos de la pantalla de nueva venta
Cliente: En este campo podremos hacer la búsqueda del cliente correspondiente y lo podremos buscar ya sea por el nombre, NIT o cédula
En caso tal de que el cliente no exista en la base de datos daremos clic el botón azul del signo mas y deberemos diligenciar los campos correspondientes. Para finalizar daremos clic en el botón azul Crear
Vendedor: En este campo debemos de escribir y seleccionar el vendedor de dicha venta
Productos: En este campo ingresaremos los productos o referencia que vamos a vender, donde podremos seleccionar la cantidad, se cuenta con la opción de ingresar descuentos y notas que saldrán impresas en la factura de venta .
Para confirmar se debe de dar clic en el botón azul para así continuar ingresando los demás productos
Retenciones: En caso de que la factura de venta incluya retenciones se contará con la opción de ingresarla, tan solo es necesario dar clic en el botón azul que dice Retenciones
Escribir el nombre de la retención y dar clic en botón azul para confirmar
Domicilios: En este campo se cuenta con la opción de ingresar los datos del domicilio tan solo es necesario dar clic en el botón azul que dice Domicilios y llenar los datos correspondientes
Contado: En esta opción podremos escoger la forma de pago de la factura correspondiente
Crédito: Si a la factura de venta se le desea asignar el crédito correspondiente se debe de dar clic en el botón azul que dice Crédito y luego seleccionar el plazo de pago
Nota Crédito: Si el cliente tiene un saldo a favor en este campo podremos ingresar el ID de la nota crédito y el sistema automáticamente ingresará el valor correspondiente
Anticipos: El sistema cuenta con la opción de ingresar anticipos de los clientes y en esta ventana podremos usarla como medio de pago, solo es necesario ingresar el ID y el sistema automáticamente ingresará el valor correspondiente
Puntos: El sistema cuenta con módulo de Fidelización donde el cual los clientes irán acumulando puntos por las ventas que se le realicen, acá podrán redimir los puntos acumulados para utilizarlos como medio de pago en una nueva venta, tan solo es necesario ingresar el número de puntos a redimir y el sistema lo tomará como parte de pago
Separe: Dentro de la ventana de nueva venta se tendrá la opción de crear un plan separe, tan solo es necesario llamar el nombre del cliente, ingresar los productos correspondientes y para finalizar dar clic en el botón azul Separe
Cotización: Dentro de la ventana de nueva venta se tendrá la opción de cotización, tan solo es necesario llamar el nombre del cliente, ingresar los productos correspondientes y para finalizar dar clic en el botón azul Cotización
Orden: Dentro de la ventana de nueva venta se tendrá la opción de orden de venta, tan solo es necesario llamar el nombre del cliente, ingresar los productos correspondientes y para finalizar dar clic en el botón azul Orden
Remisión: El sistema cuenta con la opción de ingresar productos en consignación, tan solo es necesario llamar el nombre del cliente, ingresar los productos correspondientes y para finalizar dar clic en el botón azul Remisión
Crear: Con esta opción podremos generar la factura de venta correspondiente, tan solo es necesario llamar el nombre del cliente, ingresar los productos correspondientes, escoger la forma de pago y para finalizar dar clic en el botón azul Crear
