La factura electrónica es un documento legal para soportar la venta de productos o servicios, se genera por computador y se reporta a la DIAN en el momento que se genera. Tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, pero se emite y recibe en formato electrónico (XML)
Este sistema fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, el cual estableció los términos de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. Después el Marco legal evolucionó con la Ley 1819 de 2016 por medio de la cual se adoptó una reforma tributaria estructural y que tenía como meta la obligatoriedad para los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo a partir del 1 de Enero de 2019. Las anteriores normas han sido afectadas por las resoluciones 2, 20, 30, 58 y 64 de la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales, Documentos en los cuales se establecen unos nuevos calendarios de implementación para expedir factura electrónica.
La factura Electrónica tiene como objetivo principal digitalizar y enviar una copia detallada de cada factura (o documento electrónico como Nota Crédito y Nota Débito) a la DIAN, expedidos por:
-Los responsables de Iva y/o impuesto al consumo
-Todas las personas que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones independientes o presten servicios o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera
-Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado-SIMPLE.
Adoptar este cambio implica:
-Que no se permitirá la modificación o anulación de una factura que ya haya sido emitida (esto debido a que la DIAN posee el XML original desde el momento de su expedición). De esta forma se controla el fraude por alteración de documento, si se desea modificar una factura se debe generar una nota crédito o débito que también se envía a la DIAN.
-Mayor control en el cálculo y pago del IVA, debido a que todas las facturas electrónicas le detallan a la DIAN el monto de subtotales, descuentos e impuestos que se generaron por la transacción junto con los datos e información de emisor y adquiriente.
-Se reduce el riesgo de evasión fiscal al restringir las transacciones sin factura. La medida obliga a las empresas a presentar una factura electrónica para poder descontar un gasto o servicio adquirido. (La obligatoriedad de este requisito se adopta paulatinamente con un porcentaje anual que aún puede ser soportado con documento equivalente o POS)
¿Cómo funciona el mecanismo de Validación Previa requerido para emitir Facturas Electrónicas?
La Validación Previa exige que un establecimiento, antes de expedir una factura electrónica válida, envíe primero a la DIAN –vía internet y en tiempo real—un documento que contenga toda la información de la factura o documento electrónico que se quiere emitir (NIT de quien compra y vende, productos o servicios facturados, impuestos cargados en la factura, retenciones, etc.)
La DIAN procederá a realizar validaciones y chequeos para validar, en tiempo real, si los datos de la factura se encuentran correctamente calculados y cumplen con los requisitos de ley, procediendo así a aceptar o rechazar la factura que el establecimiento pretende expedir.
La DIAN enviará un aviso al software del comercio aprobando o rechazando el documento, para que dicho software proceda a expedir la factura al adquirente o cliente final. Todo este proceso debe suceder en pocos segundos, para no generar retraso en la operación de un negocio.
¿Cómo puedo iniciar?
Si deseas iniciar el proceso y no sabes cómo facturar de manera electrónica, tienes tres opciones para acogerte a la normativa.
Puedes facturar directamente con el software desarrollado por la DIAN, siempre y cuando poseas un certificado de firma digital adquirido con antelación y no necesites almacenar documentos ni manejar otros procesos en tu empresa como inventario o contabilidad; puedes realizar un desarrollo propio para integrar tu propio programa con los sistemas de la DIAN, lo cual puede ser muy costoso y demorado; o la tercera y opción más viable es adquirir un sistema de facturación y contable integrado a uno de los proveedores Tecnológicos avalados por la DIAN como BonERP. Esta opción te permitirá emitir facturas válidas a la vez que mantienes la información integrada a las demás áreas de la empresa, como compras, inventario, nómina, contabilidad, producción y más.
En este escenario es recomendable que el software que se escoja para dicho fin, este permanentemente en conexión con internet, o trabaje en la nube, ya que de esta manera se garantiza la conectividad con la DIAN.
De esta manera BonERP:
1. Genera la factura hace el envío de ésta a través del proveedor Tecnológico para validación a la DIAN.
2. Recibe el mensaje de aprobación o rechazo por parte de la DIAN, para proceder a la emisión o validar los errores o inconsistencias para que puedan corregirse (bien sea actualizando información de cliente, producto, impuesto o generando una nota crédito si fue rechazada)
3. Recibida la aprobación de la DIAN, el software emite la factura electrónica, y genera el envío del documento al adquirente para su aprobación o rechazo.
